Generación de documentos PDF con Power Automate

En este artículo me gustaría mostraros como generar un documento PDF desde Power Automate. Así que vamos allá…

Definición de la plantilla de documento

Para poder generar un documento PDF necesitaremos crear una plantilla de documento con Word y en aquellas partes del documento donde deseemos añadir contenido dinámico, añadiremos controles. ¿Como? En primer lugar deberemos mostrar la pestaña de programador en Word.

A partir de aquí ya podremos añadir controles en el documento:

Cuando se ha añadido el control (por ejemplo, texto sin formato) es necesario asignarle una etiqueta mediante la cuál identificaremos el control, para así poderle pasar los datos de forma dinámica.

De esta manera iremos completando nuestro documento Word, a partir del cuál generaremos un documento PDF con datos dinámicos.

El ultimo paso será el de guardar este documento en nuestro OneDrive for Business o bien en una biblioteca de documentos de un sitio de SharePoint en el que tengamos permisos para leer y escribir.

Creación del flujo en Power Automate

Imaginemos que tenemos una lista en SharePoint en la que se guardan los datos de clientes, y cada vez que se crea un nuevo elemento, queremos que se genere el documento PDF con su ficha.

Los pasos que realizaremos en el flujo son:

  1. Cuando se cree un nuevo registro (ítem) en la lista de clientes en SharePoint.
  2. Rellenamos el documento Word (FichaCliente.docx) con los datos del cliente, que tenemos en la salida del paso previo.
  3. Guardamos el documento Word que acabamos de generar en una biblioteca de documentos de SharePoint (donde el nombre del fichero es el identificador del registro creado en la lista de Clientes).
  1. Seguidamente, convertimos el documento Word a PDF y lo guardamos con el mismo nombre, exceptuando que en este caso la extensión es PDF.
  2. Enviamos el documento PDF por correo electrónico.
  3. Eliminamos el fichero Word (ya no lo necesitamos), cuyo identificador lo obtenemos precisamente cuando se crea en el paso 3.

Evidentemente en lugar de enviar el documento PDF por email, lo podríamos guardar en otra biblioteca en SharePoint (¿Teams, por ejemplo?), o a partir de aquí llevar a cabo otras acciones.

¡Cuidado!

Desafortunadamente este flujo necesita de conectores Premium. Necesitamos una plan de pago adicional a una cuenta estándar, ya que las acciones relacionadas con Word ahora mismo lo requieren:

Finalmente, comentaros que, como podéis comprobar, siempre prefiero desarrollar los flujos en inglés. ¿Porqué? Básicamente porqué es mucho más fácil identificar las acciones, usar expresiones, y en definitiva, buscar ayuda si la necesitamos.

¡Qué el flow te acompañe!